Jakie należy posiadać dokumenty, u kogo i gdzie muszą być przechowywane?

Na miejscu w Austrii, gdzie pracują oddelegowani albo wynajęci pracownicy, muszą być przechowywane następujące dokumenty:

• dokument ubezpieczenia społecznego A1 lub, wyjątkowo, równoważne dokumenty w języku niemieckim w przypadku delegowania lub wynajmowania pracowników z kraju członkowskiego UE lub EOG albo Szwajcarii – patrz punkt menu Zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego

• kopia zgłoszenia oddelegowania lub wynajmowania (z wyjątkiem delegowania lub wynajmowania z państwa trzeciego) – patrz punkt Obowiązki zgłoszeniowe
   
• Dokumentacja płacowa, z której w całości wynika, jakie wynagrodzenie przysługuje pracownikom w okresie ich zatrudnienia w Austrii i jakie wynagrodzenie zostało im rzeczywiście wypłacone.

Do dokumentów płacowych zaliczają się:

• umowa o pracę albo pisemna informacja o istotnej treści umowy o pracę w rozumieniu dyrektywy (UE) 2019/1152;
• potwierdzenia wypłaty, dowody dokonania wypłaty przez pracodawcę albo potwierdzenia przelewów bankowych;
• potwierdzenia wypłaty w odniesieniu do dodatków i dopłat, przysługujących za konkretne prace;
• dokumentacja dotycząca zaszeregowania do celów płacowych (np. wykształcenie i poprzednie okresy zatrudnienia, gdy ma to znaczenie według układu zbiorowego), jeśli zaszeregowanie nie wynika z innych dokumentów płacowych oraz
• Zapisy czasu pracy

Zapisy płacowe są dokumentami, na podstawie których można wykazać, w jaki sposób i na jakiej podstawie zostało obliczone wynagrodzenie i co składa się na wynagrodzenie.
 

Dokumenty płacowe muszą być przechowywane w języku niemieckim lub angielskim.

• W przypadku, gdy pracownik ma być oddelegowany z jednego z państw członkowskich UE, a sam nie jest obywatelem żadnego z krajów członkowskich UE:
  pozwolenie na pracę wydane przez kraj delegujący – patrz punkt Pozwolenie na pracę.
   

Delegacje poza obszarem transportu nie dłuższe niż 48 godzin:

Jeżeli delegacja trwa nie dłużej niż 48 godzin, należy przechowywać jedynie następujące dokumenty:

• umowa o pracę albo pisemna informacja o istotnej treści umowy o pracę oraz
• zapisy czasu pracy.

W tych 48 godzinach należy uwzględnić czas trwania delegacji pracownika lub pracownicy, którzy są zastępowani przez innego pracownika lub inną pracownicę.

Kto, gdzie i w jakiej formie musi przechowywać dokumenty?

Obowiązek przechowywania dokumentów w miejscu pracy (lub w miejscu jej świadczenia) spoczywa

• w przypadku delegowania na pracodawcy przedsiębiorstwa delegującego,
• w przypadku wynajęcia na zatrudniającym w Austrii.
  
  Wynajmujący musi w udokumentowanej formie przekazać dokumentację zatrudniającemu.
   
• W przypadku, gdy siła robocza jest delegowana przez zatrudniającego, któremu taka siła robocza była już wcześniej wynajmowana za granicą, to obowiązek przechowywania dokumentów spoczywa na takim zatrudniającym.

W celu wywiązania się z obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji, pracodawca i zatrudniający mogą posłużyć się innymi osobami. I tak na przykład obowiązek pracodawcy do przechowywania dokumentów jest wypełniony, gdy jeden z oddelegowanych pracowników, a najlepiej osoba do kontaktu, będzie mogła w każdej chwili udostępnić dokumentację w miejscu pracy. Samo zobowiązanie ciąży jednakże na pracodawcy albo zatrudniającym, tak więc w przypadku naruszenia obowiązku przechowywania dokumentacji to on będzie podlegać karze.

Dokumentację należy przekazać do dyspozycji organów kontrolnych albo w formie papierowej, albo w możliwej do odczytu formie elektronicznej.

Jeżeli dokumentacja nie może albo nie powinna być do dyspozycji w miejscu pracy, to odmienne miejsce (nazwa i adres), w którym będzie do dyspozycji, musi być uprzednio podane wraz ze zgłoszeniem.

Odmiennym miejscem może być:

• albo w przypadku oddelegowania – u osoby do kontaktu poza miejscem pracy (u pracownika pracodawcy delegującego albo u zawodowego przedstawiciela stron)
• albo u mającego siedzibę w Austrii powiernika gospodarczego, adwokata, albo notariusza (zawodowi przedstawiciele stron)
• albo w filii w Austrii
• albo w austriackiej spółce matce, albo w spółce zależnej tego samego koncernu.

W przypadku delegowania pracowników mobilnych w sektorze transportu obowiązują postanowienia szczególne (patrz „Transport a delegowanie pracowników”).

Kiedy i jak długo należy przechowywać dokumentację?

• Dokumentacja musi być przechowywana albo dostępna w formie elektronicznej od rozpoczęcia pracy przez cały okres delegowania albo wynajmowania.
• Udostępnienie dokumentacji płacowej oraz zapisów czasu pracy musi być możliwe również wtedy, gdy zatrudnienie poszczególnych oddelegowanych lub wynajętych pracowników już się zakończyło, ale inni pracownicy są nadal zatrudnieni.
• Również w przypadku zgłoszenia ramowego dokumenty muszą być przez cały okres określony w zgłoszeniu dostępne w miejscu pracy (zatrudnienia) lub w innej lokalizacji.
• Organy kontrolne mogą zażądać późniejszego przekazania dokumentów płacowych nawet w okresie do miesiąca po zakończeniu delegowania.

Pracodawca lub zatrudniający, który nie zapewni, żeby wyżej wymienione dokumenty były do dyspozycji albo dostępne w formie elektronicznej, musi liczyć się z (pieniężną) karą administracyjną.
W szczególności brak dokumentacji płacowej jest surowo karany grzywnami w wysokości do 20 000 euro, a w przypadku ponownego naruszenia do 40 000 euro.