Milyen dokumentumoknak kell rendelkezésre állnia, kinek és hol kell azokat tárolnia?

Ausztriában azon a helyen, ahol a kiküldött vagy kölcsönadott munkavállalókat foglalkoztatják, a következő dokumentumokat kell rendelkezésre bocsátani:

• az A1-es társadalombiztosítási nyomtatványt vagy kivételes esetben ezzel egyenértékű, német nyelvű dokumentumokat – lásd a Bejelentkezés a társadalombiztosítás alá menüpontot
   
• a kiküldetés bejelentésének egy másolati példányát – lásd a Bejelentési kötelezettségek menüpontot
   
• a bérezésre vonatkozó dokumentumokat, amelyekből kiderül, hogy a munkavállalókat mekkora jövedelem illeti meg az ausztriai foglalkoztatásuk idején, és valójában mennyit fizetnek nekik.
  
  Többek között a következők számítanak bérezésre vonatkozó dokumentumnak:
  • a munkaszerződés, illetve a munkaszerződés tartalmáról szóló írásos feljegyzés a munkaadónak a munkavállalóval szembeni, a szerződés, illetve a munkaviszony feltételeire vonatkozó tájékoztatási kötelezettségéről szóló 91/533/EGT irányelv értelmében
  • a munkaadó éves bérkimutatásai, bérkifizetési igazolásai vagy a banki átutalások bizonylatai
  • a bérnyilvántartások és
  • a bérbesorolásra vonatkozó dokumentumok (mint pl. végzettség és korábbi szolgálati idő, ha ez a kollektív szerződés alapján jelentőséggel bír).

A bérnyilvántartások olyan dokumentumok, amelyek nyomon követhetővé teszik, hogy a jövedelem hogyan és milyen alapon kerül kiszámításra, ill. miből tevődik össze.
Bérnyilvántartás például a bérelszámolási lap, a fizetési jegyzék, a jövedelemadó mértékéről szóló igazolás, a betegbiztosítási alá történő be- és kijelentkezések, a jutalék- és pótlékelszámolási jegyzék, valamint a túlórákról, a jutalékokról, a teljesítménybéres munkavégzésről szóló nyilvántartása és a teljesítményfüggő bérezés alapját képező egyéb dokumentumok.

A bérezésre vonatkozó dokumentumoknak német nyelven/fordítással kell rendelkezésre állniuk. A munkaszerződés angol nyelven is készülhet.

• Abban az esetben, ha a munkavállalót valamely uniós tagállamból küldik ki, azonban ő maga nem uniós:
  a küldő ország munkavállalási engedélyét – lásd a Munkavállalási engedély menüpontot.
   
• minden kiküldött munkavállaló munkaidő-nyilvántartását.

Kinek és milyen formában kell a dokumentumokat rendelkezésre bocsátani?

A dokumentumok munkavégzés (foglalkoztatás) helyén történő rendelkezésre bocsátására vonatkozó kötelezettséget

• kiküldetéskor a kiküldő vállalkozás munkaadója viseli,
• munkaerő-kölcsönzéskor az ausztriai foglalkoztató viseli.
  
  A munkaerő-kölcsönző köteles a dokumentumokat bizonyíthatóan a foglalkoztató rendelkezésére bocsátani.
   
• Amennyiben a munkaerőt olyan foglalkoztató küldi ki, akinek korábban már külföldön kölcsön adták a munkaerőt, úgy a dokumentumok rendelkezésre bocsátásának kötelezettségét az a foglalkoztató viseli.

A rendelkezésre bocsátási kötelezettség teljesítésével a munkaadók és foglalkoztatók más személyeket is megbízhatnak. Így például a munkaadónak a dokumentumok rendelkezésre bocsátására vonatkozó kötelezettsége teljesítettnek minősül, ha a kiküldött munkavállalók egyike, célszerű esetben a kapcsolattartó, a dokumentumokat a munkavégzés helyén bármikor rendelkezésre tudja bocsátani. Maga a kötelezettség azonban a munkavállalónál, illetve a foglalkoztatónál marad, így a rendelkezésre bocsátási kötelezettség megszegése esetén ő büntetendő.

A dokumentumokat az ellenőrzési hatóságnak nyomtatott formátumban vagy olvasható elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani.

Amennyiben a dokumentumokat nem lehet a munkavégzés helyén rendelkezésre bocsátani, úgy azt a másik helyet, ahol rendelkezésre állnak, előzőleg a bejelentéssel együtt közölni kell (név és cím megadása).

A másik hely az alábbiak valamelyike lehet:

• kiküldetés esetén a munkavégzés helyén kívül tartózkodó kapcsolattartónál (a kiküldő vállalat munkavállalója vagy hivatalos képviselő)
• vagy egy Ausztriában székhellyel rendelkező adótanácsadónál/könyvszakértőnél, ügyvédnél vagy közjegyzőnél (hivatalos képviselő)
• vagy egy ausztriai fióktelepen
• vagy ugyanannak a vállalatcsoportnak az osztrák anya- vagy leányvállalatánál.

A szállítmányozás területén tevékenykedő mozgó munkavállalók kiküldetésére, illetve kölcsönadására külön rendelkezések vonatkoznak (lásd: „LSD-BG - Aktuelles zum Transportbereich").

Mikor kell a dokumentumoknak rendelkezésre állniuk?

A dokumentumoknak a munkavégzés megkezdésétől a kiküldetés vagy munkaerő-kölcsönzés teljes időtartama alatt rendelkezésre kell állniuk, illetve elektronikus úton hozzáférhetőnek kell lenniük.
A munkabérrel kapcsolatos dokumentumokat és a munkaidő-nyilvántartásokat akkor is rendelkezésre kell tudni bocsátani, ha bizonyos kiküldött vagy kölcsönadott munkavállalók foglalkoztatása már befejeződött, azonban másokat még foglalkoztatnak.

Annak a munkaadónak vagy foglalkoztatónak, aki nem gondoskodik arról, hogy a fenti dokumentumok rendelkezésre álljanak, illetve elektronikus úton hozzáférhetőek legyenek, közigazgatási (pénz)bírsággal kell számolnia.
Elsősorban a munkabérrel kapcsolatos dokumentumok rendelkezésre bocsátásának elmulasztását büntetik szigorúan, és akár 20 000 euró, ismételt esetben 50 000 euró összegű pénzbírsággal is sújthatják.