Milyen dokumentumoknak kell rendelkezésre állnia, kinek és hol kell azokat tárolnia?
Ausztriában azon a helyen, ahol a kiküldött vagy kölcsönadott munkavállalókat foglalkoztatják, a következő dokumentumokat kell rendelkezésre bocsátani:
- az EU vagy az EGT valamely tagállamából vagy Svájcból történő kiküldetés vagy munkaerő-kölcsönzés esetén az A1 elnevezésű társadalombiztosítási dokumentumot vagy kivételes esetben az azzal egyenértékű dokumentumokat német nyelven – ehhez lásd a Bejelentkezés a társadalombiztosítás alá menüpontot
- a kiküldetésre vagy kölcsönzésre vonatkozó bejelentés másolatát (harmadik államból történő kiküldetés vagy kölcsönzés kivételével) – ehhez lásd az alábbi menüpontot: Bejelentési kötelezettségek
- a bérezésre vonatkozó dokumentumokat, amelyekből teljes egészében kiderül, hogy a munkavállalókat mekkora javadalmazás illeti meg az ausztriai foglalkoztatásuk idején, és ténylegesen mennyit fizetnek nekik.
A következők számítanak bérezésre vonatkozó dokumentumnak:
- a munkaszerződés vagy a munkaszerződés lényeges tartalmáról szóló írásos tájékoztatás a 2019/1152/EU irányelv értelmében
- a munkaadó bérkimutatásai, bérkifizetési igazolásai vagy a banki átutalások bizonylatai,
- a kiegészítő juttatásokra és pótlékokra vonatkozó bérnyilvántartások, amelyek a munkavállalókat a konkrét tevékenység esetében megilletik
- a bérbesorolásra vonatkozó dokumentumok (mint pl. végzettség és korábbi szolgálati idő, ha ez a kollektív szerződés alapján jelentőséggel bír), amennyiben a besorolás más iratokból nem állapítható meg és
- a munkaidő-nyilvántartások.
A bérnyilvántartások olyan dokumentumok, amelyek nyomon követhetővé teszik, hogy a javadalmazást hogyan és milyen alapon számították ki, illetve az miből tevődik össze.
A bérezésre vonatkozó dokumentumoknak német vagy angol nyelven kell rendelkezésre állniuk.
-
Abban az esetben, ha a munkavállalót valamely uniós tagállamból küldik ki, azonban ő maga nem valamely EU-tagállam állampolgára:
a kiküldő állam által kiállított munkavállalási engedélyt – lásd ehhez a Munkavállalási engedély menüpontot.
A szállítási ágazaton kívüli, 48 órát meg nem haladó kiküldetések:
Ha a kiküldetés nem haladja meg a 48 órát, akkor csak az alábbi dokumentumoknak kell rendelkezésre állniuk:
- a munkaszerződés vagy a munkaszerződés lényeges tartalmáról szóló írásos tájékoztatás
- a munkaidő-nyilvántartások.
A 48 órába be kell számítani a más munkavállalóval helyettesített munkavállaló kiküldetésének időtartamát is.
Kinek, hol és milyen formában kell a dokumentumokat rendelkezésre bocsátani?
A dokumentumok munkavégzés (foglalkoztatás) helyén történő rendelkezésre bocsátására vonatkozó kötelezettséget
- kiküldetéskor a kiküldő vállalkozás munkaadója viseli,
-
munkaerő-kölcsönzéskor az ausztriai foglalkoztató viseli.
A munkaerő-kölcsönző köteles a dokumentumokat bizonyíthatóan a foglalkoztató rendelkezésére bocsátani.
- Amennyiben a munkaerőt olyan foglalkoztató küldi ki, akinek korábban már külföldön kölcsön adták a munkaerőt, úgy a dokumentumok rendelkezésre bocsátásának kötelezettségét az a foglalkoztató viseli.
A rendelkezésre bocsátási kötelezettség teljesítésével a munkaadók és foglalkoztatók más személyeket is megbízhatnak. Így például a munkaadónak a dokumentumok rendelkezésre bocsátására vonatkozó kötelezettsége teljesítettnek minősül, ha a kiküldött munkavállalók egyike, célszerű esetben a kapcsolattartó a dokumentumokat a munkavégzés helyén bármikor rendelkezésre tudja bocsátani. Maga a kötelezettség azonban a munkavállalónál, illetve a foglalkoztatónál marad, így a rendelkezésre bocsátási kötelezettség megszegése esetén ő büntetendő.
A dokumentumokat az ellenőrzési hatóságnak nyomtatott formátumban vagy olvasható elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani.
Amennyiben a dokumentumokat nem lehet a munkavégzés helyén rendelkezésre bocsátani, úgy azt a másik helyet, ahol rendelkezésre állnak, előzőleg a bejelentéssel együtt közölni kell (név és cím megadásával).
A másik hely az alábbiak valamelyike lehet:
- kiküldetés esetén a munkavégzés helyén kívül tartózkodó kapcsolattartónál (a kiküldő vállalat munkavállalója vagy hivatalos képviselő)
- vagy egy Ausztriában székhellyel rendelkező adótanácsadónál/könyvszakértőnél, ügyvédnél vagy közjegyzőnél (hivatalos képviselő)
- vagy egy ausztriai fióktelepen
- vagy ugyanannak a vállalatcsoportnak az osztrák anya- vagy leányvállalatánál.
A szállítási ágazatban dolgozó utazó munkavállalók kiküldetése esetén különös rendelkezések alkalmazandóak (lásd „Szállítás és Kiküldetés”).
Mikor és mennyi ideig kell a dokumentumoknak rendelkezésre állniuk?
- A dokumentumoknak a munkavégzés megkezdésétől a kiküldetés vagy munkaerő-kölcsönzés teljes időtartama alatt rendelkezésre kell állniuk, illetve elektronikus úton hozzáférhetőnek kell lenniük.
- A munkabérrel kapcsolatos dokumentumokat és a munkaidő-nyilvántartásokat akkor is rendelkezésre kell tudni bocsátani, ha bizonyos kiküldött vagy kölcsönadott munkavállalók foglalkoztatása már befejeződött, azonban másokat még foglalkoztatnak.
- A dokumentumoknak keretbejelentés esetén is a bejelentésben megnevezett időszak teljes ideje alatt rendelkezésre kell állniuk a munkavégzés (foglalkoztatás) helyén vagy más helyszínen.
- A munkabérrel kapcsolatos dokumentumok utólagos beküldését az ellenőrzési hatóságok a kiküldetés végét követő egy hónapon belül is kérhetik.
Annak a munkaadónak vagy foglalkoztatónak, aki nem gondoskodik arról, hogy a fenti dokumentumok rendelkezésre álljanak, illetve elektronikus úton hozzáférhetőek legyenek, közigazgatási (pénz)bírsággal kell számolnia.
Elsősorban a munkabérrel kapcsolatos dokumentumok rendelkezésre bocsátásának elmulasztását büntetik szigorúan, és akár 20 000 €, ismételt esetben 40 000 € összegű pénzbírsággal is sújthatják.