Aké podklady musia byť k dispozícii, kto ich musí mať prichystané a kde sa musia nachádzať?

Na mieste v Rakúsku, kde pôsobia vyslaní alebo sprostredkovaní zamestnanci, musia byť k dispozícii nasledujúce doklady:

• dokument o systéme sociálneho zabezpečenia A1 alebo výnimočne rovnocenné podklady v nemeckom jazyku – pozri k tomu bod ponuky Prihlásenie do systému sociálneho zabezpečenia,
   
• kópia hlásenia o vyslaní – pozri k tomu bod ponuky Ohlasovacie povinnosti,
   
• mzdové podklady, z ktorých v každom prípade vyplýva, aká odmena prináleží a vypláca sa zamestnancom počas zamestnania v Rakúsku .
  
  K mzdovým podkladom patria:
  • pracovná zmluva alebo písomný záznam o obsahu pracovnej zmluvy v zmysle smernice o preukázaní 91/533/EHS,
  • výplatná páska, doklady o vyplatení mzdy od zamestnávateľa alebo doklady o bankovom prevode,
  • záznamy o mzde a
  • podklady týkajúce sa mzdového odstupňovania (napr. vzdelanie a odpracovaná mzda, ak je to podľa kolektívnej zmluvy podstatné).

Záznamy o mzde sú podklady, ktoré majú objasniť, ako a na základe čoho sa počítajú odmeny, príp. z čoho sa skladajú odmeny.
Záznamy o mzde sú výplatné pásky, hárky o mzdovom účte, mzdové listy, prihlásenia a odhlásenia do/zo systému sociálneho zabezpečenia, účtové náklady o prídavkoch a príplatkoch, záznamy o nadčasoch, províziách, akordová práca a ostatné podklady výkonovo závislej odmeny.

Mzdové podklady musia byť predložené v nemeckom jazyku/preklade. Pracovná zmluva môže byť k dispozícii aj v anglickom jazyku.

• V prípade, že má byť zamestnanec vyslaný z členského štátu EÚ, ale nemá štátnu príslušnosť členského štátu EÚ:pracovné povolenie vysielajúceho štátu – pozri k tomu bod ponuky Pracovné povolenie,
   
• záznamy o pracovných časoch každého vyslaného zamestnanca.

Kto musí uchovať podklady a v akej forme?

Povinnosť uchovávania podkladov na pracovisku (mieste určenia) platí

• pri vysielaní zamestnávateľa vysielajúceho štátu,
• pri sprostredkovaní zamestnávajúceho na práce v Rakúsku.
  
  Sprostredkovateľ musí zamestnávajúcemu podklady dokázateľne poskytnúť.
   
• Ak zamestnávajúci vyšle pracovnú silu, ktorú v zahraničí sprostredkoval už predtým, platí pre zamestnávajúceho povinnosť uchovania dokladov.

Na splnenie povinnosti uchovania môže zamestnávateľ aj zamestnávajúci využiť inú osobu. Povinnosť zamestnávateľa uchovať podklady sa splní vtedy, keď niektorý z vyslaných zamestnancov, najlepšie kontaktná osoba, môže vždy predložiť podklady na pracovisku. Povinnosť ako taká zostáva na zamestnávateľovi alebo zamestnávajúcom, a preto v prípade porušenia povinnosti uchovávania pripadá trestná zodpovednosť na neho.

Podklady musia byť kontrolným orgánom k dispozíciibuď v papierovej, alebo čitateľnej elektronickej podobe.

Ak nie je možné uchovať podklady na pracovisku, musí byť vopred spolu s hlásenímuvedené iné miesto (meno a adresa), na ktorom sú k dispozícii.

Iné miesto môže byť:

• buď v prípade vysielania u kontaktnej osoby mimo pracoviska (zamestnanci vysielajúceho zamestnávateľa alebo profesionálni zástupcovia strán),
• alebo u profesionálneho účtovníka, advokáta alebo notára zastúpeného v Rakúsku (profesionálni zástupcovia strán)
• alebo v pobočke v Rakúsku
• alebo v rakúskej materskej alebo dcérskej spoločnosti toho istého koncernu.

Pri vysielaní alebo sprostredkovanímobilných zamestnancov v oblasti dopravy platia špeciálne podmienky (pozri "LSD-BG - Aktuelles zum Transportbereich").

Kedy musia byť pripravené podklady?

Podklady musia byť pripravené alebo elektronicky sprístupnené od začiatku práce počas celej doby vyslania alebo sprostredkovania.
Mzdové podklady a záznamy o pracovnom čase treba mať pripravené aj vtedy, keď zamestnanie jednotlivých vyslaných alebo sprostredkovaných zamestnancov už bolo ukončené, ale iní pracovníci sú ešte zamestnaní.

Zamestnávateľ alebo zamestnávajúci, ktorý sa nestará o to, aby vyššie uvedené podklady boli k dispozícii alebo prístupné v elektronickej podobe, musí počítať so správnou peňažnou pokutou.
Hlavne neuchovanie mzdových podkladov sa prísne stíha a peňažne pokutuje až do 20 000 eur, v opakovanom prípade až do 50 000 eur za každého zamestnanca.