Welche Meldungen müssen vor dem Arbeitseinsatz erstattet werden?

Meldung der Arbeitnehmerentsendung oder der Arbeitskräfteüberlassung

Unternehmen, die ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der EU oder des EWR oder der Schweiz haben, müssen

• die Entsendung oder Überlassung der Arbeitnehmer/innen
• vor Beginn der Arbeiten (bei Entsendung oder Überlassung mobiler Arbeitnehmer/innen im Transportbereich vor der Einreise nach Österreich)
• der sogenannten Zentralen Koordinationsstelle für die Kontrolle der illegalen Beschäftigung
• mittels Formular ZKO 3 (für die Entsendung) oder ZKO 4 (für die Überlassung) melden.

Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat (außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz) können Arbeitskräfte nur entsenden oder überlassen, wenn eine Entsendebewilligung, eine Beschäftigungsbewilligung und/oder eine Überlassungsbewilligung vorliegt. Näheres dazu unter dem Menüpunkt Arbeitsbewilligung.

Die Detailangaben in der Meldung, die Entsendeunternehmen mit Sitz in einem EU/EWR-Mitgliedstaat machen müssen, sind bei Entsendung und Überlassung zum Teil unterschiedlich.

Folgende Daten müssen gemeldet werden:

Detailangaben zu einer Arbeitnehmerentsendung 

• Name, Anschrift und Gewerbebefugnis oder Unternehmensgegenstand des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin; Umsatzsteueridentifikationsnummer 
• Name und Anschrift der Personen, die zur Vertretung des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin nach außen berufen sind 
• Name und Anschrift der Person, die der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin zur Ansprechperson bestimmt hat
• Name und Anschrift des Auftraggebers/der Auftraggeberin in Österreich 
• Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummern, zuständige Sozialversicherungsträger, Staatsangehörigkeit der entsandten Arbeitnehmer/innen
• Beginn des Arbeitsverhältnisses beim Arbeitgeber/bei der Arbeitgeberin
  Zeitraum der Entsendung insgesamt sowie Beginn und voraussichtliche Dauer der Beschäftigung der einzelnen Arbeitnehmer/innen in Österreich
• Dauer und Lage der vereinbarten Normalarbeitszeit der einzelnen Arbeitnehmer/innen 
• Höhe des Entgelts, das dem entsandten Arbeitnehmer/der entsandten Arbeitnehmerin zusteht
• Orte der Beschäftigung (Einsatzorte) in Österreich
• wenn die erforderlichen Unterlagen nicht am Arbeitsort bereitgehalten werden, der Ort (Name und Anschrift), wo diese Unterlagen bereit gehalten werden (Vorsicht: für mobile Arbeitnehmer/innen im Transportbereich gelten Sonderbestimmungen):
  • entweder bei einer Ansprechperson außerhalb des Arbeitsorts (Arbeitnehmer/innen des entsendenden Arbeitgebers/der entsendenden Arbeitgeberin oder berufsmäßige Parteienvertreter/innen)
  • oder bei einem/einer in Österreich niedergelassenen Wirtschaftstreuhänder/in, Rechtsanwalt/Rechtsanwältin oder Notar/in (berufsmäßige Parteienvertreter/innen)
  • oder in einer Zweigniederlassung in Österreich
  • oder in einer österreichischen Mutter- oder Tochtergesellschaft desselben Konzerns
• Art der Tätigkeit und Verwendung des entsandten Arbeitnehmers/der entsandten Arbeitnehmerin
• Arbeitsbewilligung im Entsendestaat: ausstellende Behörde, Geschäftszahl, Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer oder Kopie der Arbeitsbewilligung
• Aufenthaltsgenehmigung im Entsendestaat: ausstellende Behörde, Geschäftszahl, Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer oder Kopie der Aufenthaltsgenehmigung

Detailangaben zu einer Arbeitskräfteüberlassung

• Name und Anschrift des Überlassers/der Überlasserin
• Name und Anschrift der Personen, die zur Vertretung des Überlassers/der Überlasserin nach außen berufen sind
• Name und Anschrift des Beschäftigers/der Beschäftigerin in Österreich sowie dessen bzw. deren Umsatzsteueridentifikationsnummer und Gewerbebefugnis oder Unternehmensgegenstand
• Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummern, zuständige Sozialversicherungsträger, Staatsangehörigkeit der überlassenen Arbeitnehmer/innen
• Beginn und voraussichtliche Dauer der Beschäftigung der überlassenen Arbeitskräfte beim Beschäftiger/bei der Beschäftigerin
• Orte der Beschäftigung (Einsatzorte) in Österreich
• wenn der Beschäftiger/die Beschäftigerin die erforderlichen Unterlagen nicht unmittelbar am Arbeitsort bereit hält, der Ort (Name und Anschrift), wo diese Unterlagen bereit gehalten werden (Vorsicht: für mobile Arbeitnehmer/innen im Transportbereich gelten Sonderbestimmungen):
  • bei einem/einer in Österreich niedergelassen Wirtschaftstreuhänder/in, Rechtsanwalt/Rechtsanwältin oder Notar/in (berufsmäßige Parteienvertreter/innen)
  • oder in einer Zweigniederlassung in Österreich
  • oder in einer österreichischen Mutter- oder Tochtergesellschaft desselben Konzerns
• Höhe des Entgelts, das dem überlassenen Arbeitnehmer/der überlassenen Arbeitnehmerin zusteht
• Art der Tätigkeit und Verwendung des überlassenen Arbeitnehmers/der überlassenenen Arbeitnehmerin
• Arbeitsbewilligung im Entsendestaat: ausstellende Behörde, Geschäftszahl, Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer oder Kopie der Arbeitsbewilligung
• Aufenthaltsgenehmigung im Entsendestaat: ausstellende Behörde, Geschäftszahl, Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer oder Kopie der Aufenthaltsgenehmigung

Treten nach Abgabe der Meldung Änderungen ein wie z. B.

• die Änderung des Einsatzortes oder der Einsatzorte
• die Änderung des Ausmaßes oder der Lage der Arbeitszeit einzelner Arbeitnehmer/innen
• die Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen
• ein späterer als der in der Erstmeldung gemeldete Beginn der Beschäftigung
• das Nichtzustandekommen bereits gemeldeter Entsendungen oder Überlassungen einzelner Arbeitnehmer/innen,

ist unverzüglich eine Meldung der Änderung abzugeben.

Außerdem muss eine ZKO-Meldung neu abgegeben werden

• bei jedem neuen Auftrag mit neuem Auftraggeber/neuer Auftraggeberin und
• bei Entsendung oder Überlassung weiterer, noch nicht gemeldeter Arbeitnehmer/innen.

Vereinfachte Meldung

Eine einzige Meldung für wiederholte grenzüberschreitende Arbeitseinsätze

Eine einzige Meldung für mehrere wiederkehrende Entsendungen oder Überlassungen ist ausreichend, wenn die wiederkehrenden Entsendungen oder Überlassungen

• in einem einzigen Dienstleistungsvertrag oder Dienstverschaffungsvertrag
• mit demselben Auftraggeber/derselben Auftraggeberin oder Beschäftiger/in in Österreich vereinbart sind oder
• innerhalb eines Konzerns stattfinden.

In diesen Fällen ist die Meldung der Entsendungen oder Überlassungen

• vor dem ersten aller grenzüberschreitenden Einsätze
• in Bezug auf einen Auftraggeber/eine Auftraggeberin oder Beschäftiger/in in Österreich
• für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten zu erstatten.

Eine einzige Meldung in Bezug auf mehrere Auftraggeber/innen

Eine einzige Meldung trotz mehrerer verschiedener Auftraggeber/innen ist ausreichend, wenn die Entsendung

• die Erfüllung mehrerer gleichartiger Dienstleistungsverträge
• in einem örtlichen und zeitlichen Zusammenhang bezweckt.

In diesem Fall sind in der Meldung alle Auftraggeber/innen anzuführen.

Wer muss die Arbeitnehmerentsendung oder die Arbeitskräfteüberlassung melden?

• Grundsätzlich muss der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin des entsandten Arbeitnehmers/der entsandten Arbeitnehmerin oder der Überlasser/die Überlasserin der überlassenen Arbeitskraft die Entsendung oder Überlassung melden.
• Wird die Arbeitskraft jedoch durch einen Beschäftiger/eine Beschäftigerin entsandt oder überlassen, an den oder die die Arbeitskraft vorher bereits im Ausland überlassen worden war, so ist dieser Beschäftiger/diese Beschäftigerin zur Meldung verpflichtet.
• Hat der entsendende oder überlassende Arbeitgeber/die entsendende oder überlassende Arbeitgeberin den Sitz in einem Drittstaat und ist die entsandte oder überlassene Arbeitskraft ebenfalls Drittstaatsangehöriger/Drittstaatsangehörige, so muss der Auftraggeber/die Auftraggeberin oder Beschäftiger/in in Österreich eine Beschäftigungsbewilligung oder Überlassungebewilligung einholen - (siehe Menüpunkt Arbeitsbewilligung)

Die Formulare ZKO 3 und ZKO 4 für die Meldungen können Sie online ausfüllen.
Die Links finden Sie am Ende des Textes.
Die Unterlassung dieser Meldung ist strafbar (Geldstrafen bis zu € 10.000).

Gewerberechtliche Meldung der Tätigkeit, die die entsandten oder überlassenen Arbeitnehmer/innen als grenzüberschreitende Dienstleistung ausüben – Befähigungsnachweis

• Die Tätigkeit, die entsandte oder überlassene Arbeitnehmer/innen in Österreich ausüben, wird als Dienstleistung des ausländischen Entsende- bzw. Arbeitskräfteüberlassungsunternehmens in Österreich angesehen. Sie ist eine grenzüberschreitende Dienstleistung in Österreich, für die die österreichischen Behörden aus gewerberechtlicher Sicht die Einhaltung eines Qualitätsniveaus verlangen wie für jede vergleichbare Dienstleistung in Österreich. Nähere Informationen zu den gewerberechtlichen Voraussetzungen und Verpflichtungen, wie etwa gewerberechtliche Meldung und Befähigung, sind der Homepage des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort zu entnehmen.