Jaké podklady musí být k dispozici, kdo je musí mít připravené k předložení a kde musí být k dispozici?
Na místě v Rakousku, na kterém pracují vyslaní nebo dočasně přidělení zaměstnanci / vyslané nebo dočasně přidělené zaměstnankyně, musí být připraveny k předložení následující doklady:
- doklad o sociálním pojištění A1 nebo výjimečně rovnocenné doklady v německém jazyce v případě vyslání nebo dočasného přidělení z některého členského státu EU nebo EHP nebo ze Švýcarska – viz položku menu Přihlášení k sociálnímu pojištění
- jedna kopie hlášení o vyslání nebo dočasném přidělení (kromě případů vyslání nebo dočasného přidělení z třetího státu) – viz položku menu Ohlašovací povinnosti
- mzdové doklady, z jejichž souhrnu vyplývá, jaká odměna za práci zaměstnancům a zaměstnankyním během jejich zaměstnání v Rakousku přísluší a jaká odměna za práci se skutečně vyplácí.
K mzdovým podkladům patří:
- pracovní smlouva nebo písemná informace o podstatném obsahu pracovní smlouvy ve smyslu směrnice (EU) 2019/1152
- výplatní páska, doklady zaměstnavatele/zaměstnavatelky o výplatě mzdy nebo doklady o bankovních převodech,
- mzdové záznamy se vztahem k příplatkům a přirážkám, které za konkrétní činnost přináleží
- doklady týkající se mzdového zařazení (např. vzdělání a doba před nástupem do zaměstnání, je-li toto podle kolektivní smlouvy významné), pokud zařazení nevyplývá z jiných mzdových dokladů, a
- rozpisy pracovní doby.
Mzdové záznamy jsou doklady, které mají učinit dohledatelným, jak a na jakém základě se odměny za práci vypočítávají, resp. z čeho se skládají.
Mzdové doklady musí být připraveny k předložení v německém nebo anglickém jazyce.
- V případě, že má být vyslán zaměstnanec / vyslána zaměstnankyně a přitom nemá státní příslušnost některého státu EU: pracovní povolení vysílajícího státu – viz položka menu Pracovní povolení.
Vyslání (mimo sektor dopravy) na dobu už ne delší než 48 hodin:
Nebude-li už vyslání trvat déle než 48 hodin, pak musí být připraveno k předložení pouze následující:
- pracovní smlouva nebo písemná informace o podstatném obsahu pracovní smlouvy a
- rozpisy pracovní doby.
Do 48 hodin se započítává doba trvání vyslání zaměstnance nebo zaměstnankyně, který nebo která bude nahrazen/nahrazena jiným zaměstnancem nebo jinou zaměstnankyní.
Kdo musí mít připraveny doklady k předložení a v jaké formě?
Povinnost mít připraveny doklady k předložení na místě výkonu pracovní činnosti (místě nasazení) se
- při vysílání týká zaměstnavatele/zaměstnavatelky vysílajícího podniku,
-
v případě dočasného přidělení týká přejímajícího zaměstnavatele v Rakousku.
Přidělující subjekt (agentura práce) musí přejímajícímu zaměstnavateli podklady prokazatelně poskytnout.
- Je-li pracovní síla vyslána přejímajícím zaměstnavatelem, jemuž byla pracovní síla předtím již v zahraničí přidělena, pak se povinnost mít doklady k předložení týká tohoto přejímajícího zaměstnavatele.
Ke splnění povinností mít připraveny podklady k předložení může zaměstnavatel/zaměstnavatelka a přejímající zaměstnavatel využít jiných osob. Povinnost zaměstnavatele/zaměstnavatelky mít připraveny doklady k předložení je tak například splněna, jestliže některý ze zaměstnanců / některá ze zaměstnankyň může kdykoliv doklady na místě výkonu pracovní činnosti dát k dispozici – k tomuto účelu je vhodná kontaktní osoba. Sama povinnost však zůstává zaměstnavateli/zaměstnavatelce nebo přejímajícímu zaměstnavateli, takže v případě porušení povinnosti mít připraveny doklady k předložení jsou tito trestně zodpovědní.
Doklady musí být kontrolním orgánům k dispozici buď v papírové podobě, nebo v čitelné elektronické formě.
Nemohou-li nebo nemají-li být doklady k dispozici na místě výkonu pracovní činnosti, musí být jiné místo (název a adresa), na němž jsou k dispozici, oznámeno předem, společně s hlášením.
Jiné místo může být:
- buď v případě vyslání u nějaké kontaktní osoby mimo místo výkonu pracovní činnosti (u zaměstnance/zaměstnankyně vysílajícího zaměstnavatele / vysílající zaměstnavatelky, nebo profesního zástupce / profesní zástupkyně stran)
- nebo u auditora/auditorky, advokáta/advokátky či notáře/notářky (u profesních zástupců/zástupkyň stran) se sídlem v Rakousku
- nebo v pobočce v Rakousku
- nebo v rakouské mateřské či dceřiné společnosti téhož koncernu.
Při vyslání mobilních zaměstnanců/zaměstnankyň v sektoru dopravy platí zvláštní ustanovení (viz „Doprava a vysílání").
Kdy a jak dlouho musí být doklady připravené k předložení?
- Doklady musí být připravené k předložení nebo elektronicky přístupné od zahájení prací po celou dobu vyslání nebo dočasného přidělení.
- Mzdové doklady a rozpisy pracovní doby musí být možné dát k dispozici i tehdy, pokud zaměstnání některých vyslaných nebo dočasně přidělených zaměstnanců a zaměstnankyň již skončilo, avšak jiní zaměstnanci / jiné zaměstnankyně jsou ještě zaměstnáni/zaměstnány.
- Také v případě rámcového hlášení musí být doklady za celé, v hlášení uvedené časové období na místě výkonu pracovní činnosti (v místě nasazení) k dispozici.
- Dodatečné předání mzdových dokladů [jeweils fett] mohou kontrolní orgány prodloužit až na jeden měsíc po ukončení vyslání.
Zaměstnavatel/zaměstnavatelka nebo přejímající zaměstnavatel, který/která nezajistí, aby byly výše uvedené doklady připraveny k předložení nebo elektronicky přístupné, musí počítat s (peněžitým) trestem ve správním řízení.
Přísně stíháno je zejména nesplnění povinnosti mít připraveny k předložení mzdové doklady a je trestáno peněžitým trestem až do výše 20 000 eur, v opakovaném případě až 40 000 eur.