Milyen dokumentumoknak kell rendelkezésre állnia, kinek és hol kell azokat tárolnia?

Ausztriában azon a helyen, ahol a kiküldött vagy kölcsönadott munkavállalókat foglalkoztatják, a következő dokumentumokat kell rendelkezésre bocsátani:

• az EU vagy az EGT valamely tagállamából vagy Svájcból történő kiküldetés vagy munkaerő-kölcsönzés esetén az A1 elnevezésű társadalombiztosítási dokumentumot vagy kivételes esetben az azzal egyenértékű dokumentumokat német nyelven – ehhez lásd a Bejelentkezés a társadalombiztosítás alá menüpontot
• a kiküldetésre vagy kölcsönzésre vonatkozó bejelentés másolatát (harmadik államból történő kiküldetés vagy kölcsönzés kivételével) – ehhez lásd az alábbi menüpontot: Bejelentési kötelezettségek
• a bérezésre vonatkozó dokumentumokat, amelyekből teljes egészében kiderül, hogy a munkavállalókat mekkora javadalmazás illeti meg az ausztriai foglalkoztatásuk idején, és ténylegesen mennyit fizetnek nekik.

A következők számítanak bérezésre vonatkozó dokumentumnak:

• a munkaszerződés vagy a munkaszerződés lényeges tartalmáról szóló írásos tájékoztatás a 2019/1152/EU irányelv értelmében
• a munkaadó bérkimutatásai, bérkifizetési igazolásai vagy a banki átutalások bizonylatai,
• a kiegészítő juttatásokra és pótlékokra vonatkozó bérnyilvántartások, amelyek a munkavállalókat a konkrét tevékenység esetében megilletik
• a bérbesorolásra vonatkozó dokumentumok (mint pl. végzettség és korábbi szolgálati idő, ha ez a kollektív szerződés alapján jelentőséggel bír), amennyiben a besorolás más iratokból nem állapítható meg és
• a munkaidő-nyilvántartások.

A bérnyilvántartások olyan dokumentumok, amelyek nyomon követhetővé teszik, hogy a javadalmazást hogyan és milyen alapon számították ki, illetve az miből tevődik össze.

A bérezésre vonatkozó dokumentumoknak német vagy angol nyelven kell rendelkezésre állniuk.

• Abban az esetben, ha a munkavállalót valamely uniós tagállamból küldik ki, azonban ő maga nem valamely EU-tagállam állampolgára:
  a kiküldő állam által kiállított munkavállalási engedélyt – lásd ehhez a Munkavállalási engedély menüpontot.

A szállítási ágazaton kívüli, 48 órát meg nem haladó kiküldetések:

Ha a kiküldetés nem haladja meg a 48 órát, akkor csak az alábbi dokumentumoknak kell rendelkezésre állniuk:

• a munkaszerződés vagy a munkaszerződés lényeges tartalmáról szóló írásos tájékoztatás
• a munkaidő-nyilvántartások.

A 48 órába be kell számítani a más munkavállalóval helyettesített munkavállaló kiküldetésének időtartamát is.

Kinek, hol és milyen formában kell a dokumentumokat rendelkezésre bocsátani?

A dokumentumok munkavégzés (foglalkoztatás) helyén történő rendelkezésre bocsátására vonatkozó kötelezettséget

• kiküldetéskor a kiküldő vállalkozás munkaadója viseli,
• munkaerő-kölcsönzéskor az ausztriai foglalkoztató viseli.
  
  A munkaerő-kölcsönző köteles a dokumentumokat bizonyíthatóan a foglalkoztató rendelkezésére bocsátani.
   
• Amennyiben a munkaerőt olyan foglalkoztató küldi ki, akinek korábban már külföldön kölcsön adták a munkaerőt, úgy a dokumentumok rendelkezésre bocsátásának kötelezettségét az a foglalkoztató viseli.

A rendelkezésre bocsátási kötelezettség teljesítésével a munkaadók és foglalkoztatók más személyeket is megbízhatnak. Így például a munkaadónak a dokumentumok rendelkezésre bocsátására vonatkozó kötelezettsége teljesítettnek minősül, ha a kiküldött munkavállalók egyike, célszerű esetben a kapcsolattartó a dokumentumokat a munkavégzés helyén bármikor rendelkezésre tudja bocsátani. Maga a kötelezettség azonban a munkavállalónál, illetve a foglalkoztatónál marad, így a rendelkezésre bocsátási kötelezettség megszegése esetén ő büntetendő.

A dokumentumokat az ellenőrzési hatóságnak nyomtatott formátumban vagy olvasható elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani.

Amennyiben a dokumentumokat nem lehet a munkavégzés helyén rendelkezésre bocsátani, úgy azt a másik helyet, ahol rendelkezésre állnak, előzőleg a bejelentéssel együtt közölni kell (név és cím megadásával).

A másik hely az alábbiak valamelyike lehet:

• kiküldetés esetén a munkavégzés helyén kívül tartózkodó kapcsolattartónál (a kiküldő vállalat munkavállalója vagy hivatalos képviselő)
• vagy egy Ausztriában székhellyel rendelkező adótanácsadónál/könyvszakértőnél, ügyvédnél vagy közjegyzőnél (hivatalos képviselő)
• vagy egy ausztriai fióktelepen
• vagy ugyanannak a vállalatcsoportnak az osztrák anya- vagy leányvállalatánál.

A szállítási ágazatban dolgozó utazó munkavállalók kiküldetése esetén különös rendelkezések alkalmazandóak (lásd „Szállítás és Kiküldetés”).

Mikor és mennyi ideig kell a dokumentumoknak rendelkezésre állniuk?

• A dokumentumoknak a munkavégzés megkezdésétől a kiküldetés vagy munkaerő-kölcsönzés teljes időtartama alatt rendelkezésre kell állniuk, illetve elektronikus úton hozzáférhetőnek kell lenniük.
• A munkabérrel kapcsolatos dokumentumokat és a munkaidő-nyilvántartásokat akkor is rendelkezésre kell tudni bocsátani, ha bizonyos kiküldött vagy kölcsönadott munkavállalók foglalkoztatása már befejeződött, azonban másokat még foglalkoztatnak.
• A dokumentumoknak keretbejelentés esetén is a bejelentésben megnevezett időszak teljes ideje alatt rendelkezésre kell állniuk a munkavégzés (foglalkoztatás) helyén vagy más helyszínen.
• A munkabérrel kapcsolatos dokumentumok utólagos beküldését az ellenőrzési hatóságok a kiküldetés végét követő egy hónapon belül is kérhetik.

Annak a munkaadónak vagy foglalkoztatónak, aki nem gondoskodik arról, hogy a fenti dokumentumok rendelkezésre álljanak, illetve elektronikus úton hozzáférhetőek legyenek, közigazgatási (pénz)bírsággal kell számolnia.
Elsősorban a munkabérrel kapcsolatos dokumentumok rendelkezésre bocsátásának elmulasztását büntetik szigorúan, és akár 20 000 €, ismételt esetben 40 000 € összegű pénzbírsággal is sújthatják.