Entsendeplattform

Welche Unterlagen müssen vorhanden sein, wer muss sie bereit halten und wo müssen sie vorhanden sein?

Am Ort in Österreich, an dem die entsandten oder überlassenen Arbeitnehmer/innen zum Einsatz kommen, müssen die folgenden Unterlagen bereitgehalten werden:

  • das Sozialversicherungsdokument A1 oder ausnahmsweise gleichwertige Unterlagen in deutscher Sprache – siehe dazu Menüpunkt Anmeldung zur Sozialversicherung
     
  • eine Kopie der Meldung der Entsendung siehe dazu Menüpunkt Meldepflichten
     
  • Lohnunterlagen, aus denen jedenfalls hervorgeht, welches Entgelt den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen während ihrer Beschäftigung in Österreich zusteht und tatsächlich ausbezahlt wird.

    Zu den Lohnunterlagen zählen:
    • der Arbeitsvertrag oder eine schriftliche Aufzeichnung über den Inhalt des Arbeitsvertrags im Sinne der Nachweis-Richtlinie 91/533/EWG
    • Lohnzettel, Lohnzahlungsnachweise des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin oder Banküberweisungsbelege
    • Lohnaufzeichnungen und
    • Unterlagen betreffend die Lohneinstufung (etwa Ausbildung und Vordienstzeiten, wenn dies nach dem Kollektivvertrag bedeutsam ist).

Lohnaufzeichnungen sind Unterlagen, die nachvollziehbar machen sollen, wie und auf welcher Grundlage die Entgelte berechnet werden bzw. wie sich die Entgelte zusammensetzen.
Lohnaufzeichnungen sind etwa Lohnkontoblätter, Lohnlisten, Lohnsteuerkarten, An- und Abmeldungen zur Krankenversicherung, Zulagen- und Zuschlagsverrechnungslisten, Aufzeichnungen über Überstunden, Provisionen, Akkordarbeit und sonstige Grundlagen leistungsabhängiger Entlohnung.

Die Lohnunterlagen müssen in deutscher Sprache/Übersetzung vorliegen. Der Arbeitsvertrag kann auch in englischer Sprache bereit gehalten werden.

  • Im Fall, dass der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin aus einem EU-Mitgliedstaat (außer Kroatien) entsandt werden soll und aber selbst nicht die Staatsangehörigkeit eines EU-Mitgliedstaates besitzt oder kroatischer Staatsangehöriger/kroatische Staatsangehörige ist:
    die Arbeitsbewilligung des Entsendestaates - siehe dazu Menüpunkt Arbeitsbewilligung.

     
  • Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten jedes entsandten Arbeitnehmers/jeder entsandten Arbeitnehmerin.

Wer muss die Unterlagen bereit halten und in welcher Form?

Die Verpflichtung zur Bereithaltung der Unterlagen am Arbeits-(Einsatz-)Ort trifft

  • bei Entsendungen den Arbeitgeber/die Arbeitgeberin des Entsendeunternehmens,
  • bei Überlassungen den Beschäftiger/die Beschäftigerin in Österreich.

    Der Überlasser/die Überlasserin muss dem Beschäftiger/der Beschäftigerin die Unterlagen nachweislich bereitstellen.

     
  • Wird die Arbeitskraft durch einen Beschäftiger/eine Beschäftigerin entsandt, an den oder die die Arbeitskraft vorher bereits im Ausland überlassen worden war, so trifft diesen Beschäftiger/diese Beschäftigerin die Verpflichtung zur Bereithaltung der Unterlagen

Zur Erfüllung der Bereithaltungsverpflichtungen können der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin und der Beschäftiger/die Beschäftigerin sich anderer Personen bedienen. So ist etwa die Verpflichtung des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin zur Bereithaltung der Unterlagen erfüllt, wenn einer/eine der entsandten Arbeitnehmer/innen, zweckmäßigerweise die Ansprechperson die Unterlagen am Arbeitsort jederzeit zur Verfügung stellen kann. Die Verpflichtung selbst bleibt jedoch bei dem Arbeitgeber/der Arbeitgeberin oder dem Beschäftiger/der Beschäftigerin, sodass dieser/diese im Falle eines Verstoßes gegen die Bereithaltungsverpflichtung strafbar ist.

Die Unterlagen sind den Kontrollbehörden entweder in Papierform oder in lesbarer elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.

Können oder sollen die Unterlagen nicht am Arbeitsort zur Verfügung stehen, so muss der anderweitige Ort (Name und Anschrift), an dem sie zur Verfügung stehen, im Vorhinein, zusammen mit der Meldung bekanntgegeben werden.

Der anderweitige Ort kann sein:

  • entweder im Falle einer Entsendung bei einer Ansprechperson außerhalb des Arbeitsorts (Arbeitnehmer/innen des entsendenden Arbeitgebers/der entsendenden Arbeitgeberin oder berufsmäßige Parteienvertreter/innen)
  • oder bei einem/einer in Österreich niedergelassenen Wirtschaftstreuhänder/in, Rechtsanwalt/Rechtsanwältin oder Notar/in (berufsmäßige Parteienvertreter/innen)
  • oder in einer Zweigniederlassung in Österreich
  • oder in einer österreichischen Mutter- oder Tochtergesellschaft desselben Konzerns.

Bei Entsendung oder Überlassung mobiler Arbeitnehmer/innen im Transportbereich gelten Sonderbestimmungen. Meldeunterlagen, Sozialversicherungsunterlagen und allfällig erforderliche Arbeitsbewilligungen müssen im Fahrzeug zur Verfügung stehen. Lohnunterlagen und Arbeitszeitaufzeichnungen dürfen auch bei einer Zweigniederlassung in Österreich oder bei einer österreichischen Mutter- oder Tochtergesellschaft desselben Konzerns zur Verfügung stehen, wenn dies mit der Meldung bekannt gegeben wurde.

Wann müssen die Unterlagen bereit liegen?

Die Unterlagen müssen ab Arbeitsbeginn für den gesamten Zeitraum der Entsendung oder Überlassung bereit gehalten werden oder elektronisch zugänglich sein.
Bei Entsendung oder Überlassung mobiler Arbeitnehmer/innen im Transportbereich müssen die Unterlagen
mit der Einreise nach Österreich zur Verfügung stehen.
Die Lohnunterlagen und die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen auch dann zur Verfügung gestellt werden können, wenn die Beschäftigung von einzelnen entsandten oder überlassenen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen bereits geendet hat, aber andere Arbeitnehmer/innen noch beschäftigt werden.

Der Arbeitgeber oder Beschäftiger/die Arbeitgeberin oder Beschäftigerin, der/die nicht dafür sorgt, dass die oben genannten Unterlagen bereit liegen oder elektronisch zugänglich sind, muss mit einer Verwaltungs-(Geld-)Strafe rechnen.
Vor allem die Nichtbereithaltung der Lohnunterlagen wird streng geahndet und mit Geldstrafen bis zu € 20.000, im Wiederholungsfall bis zu € 50.000 pro Arbeitnehmer/in bestraft.

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